Gedoe

Jeetje alweer dat gedoe. Martin rolt met zijn ogen en kijkt geïrriteerd naar zijn mails. Hij ziet het boze heen-en-weer ge-mail van Roos naar Herman en terug, over die lastige vraag vanuit het grote ICT-project. En hijzelf staat in de cc. Hij had toch duidelijk in een memo beschreven wat hij van de coördinatoren verwacht in dergelijke situaties? En dat op de mail gezet? Het had hem nog best veel tijd gekost, de omschrijving van het proces en hoe ze de taken en verantwoordelijkheden dan moeten verdelen. Hij voelt zich boos, dit kost hem teveel energie.

Bodemloze mail-put

Uit ervaring weten we dat teams niet altijd spontaan verantwoordelijkheid nemen voor een probleem. Of als een vraag meer nodig heeft dan de expertise van één persoon of één team. Dan is namelijk iedereen een beetje verantwoordelijk en niemand helemaal en eindigt het in oeverloze mail-discussies. De organisatie verliest hiermee kostbare tijd en werkplezier. En het ergste is: het probleem wordt niet opgelost en de klant niet geholpen! De oplossing van Martin om het allemaal eens duidelijk in een memo te zetten blijkt ook niet te helpen. Hij vreest dat zijn memo in de bodemloze mail-put is beland.

Koppen bij elkaar

Dit kan ook anders! Hoe fijn zou het zijn als de teams uit zichzelf de koppen bij elkaar steken om de vraag te beantwoorden? En direct afstemmen wie de kar trekt? En dat ze bij belangrijke vragen nog even bij Martin aankloppen om hun oplossing en aanpak te toetsen? Het allermooiste is: dat gebeurt zonder jouw tussenkomst als scheidsrechter bij ruziënde medewerkers! Hoe mooi zou dat zijn?

Vijf tips

Mijn stelling is: stop met het keer op keer beschrijven van processen, taken en verantwoordelijkheden in memo’s. Om samenwerkingsproblemen op te lossen doe je nu meteen de volgende dingen anders. Ik geef je 5 tips:

• Loop dagelijks langs bij de mensen, toon belangstelling en vertel wat je van ze verwacht.
• Gebruik een tekening of verzin met elkaar een metafoor om je boodschap te ondersteunen.
• Plan minder formele gesprekken in, houd je agenda elke week een dag leeg en coach de mensen steeds een paar minuten op hun vraag of in hun ontwikkeling.
• Las af en toe samen een mail-loze werkdag in, je zult zien: dat werkt verfrissend!
• Leef voor wat je van je team vraagt, ga dus zelf ook niet mopperig mailen met collega’s of negatief praten over collega-teams maar ga het gesprek aan (en dat mag best een spannend gesprek zijn).

Stoppen dus

Kortom, als jij net als Martin ook veel tijd kwijt bent met het bemiddelen tussen teamleden en het schrijven van memo’s en mails om dit te veranderen dan kun je daar beter nu mee stoppen. Ik help je graag bij het veranderen van je werkwijze. Je kunt me bellen op 06-24647535 of mailen op onderstaand adres om een afspraak te maken voor een vrijblijvend telefonisch strategiegesprek: [email protected]. In een gesprek van ongeveer 30 minuten onderzoeken we hoe de team-boost jou en je team gaat helpen een volgende stap te zetten en te zorgen dat de samenwerking als vanzelf loopt!